Autoroutine: Så sköter en skola med 160 lärare i Saidpur scheman och vikarier automatiskt

Klockan är 7 på morgonen. En lärare sjukanmäler sig. Någon på skolexpeditionen har nu 45 minuter på sig att ta reda på vem som är ledig under lektion 2, 3 och 5, kontrollera att var och en faktiskt kan undervisa just den klassen och språklinjen (bangla eller engelska), och ringa dem innan det ringer in. Blir det fel sitter en klass på fyrtio elever utan lärare.

Varje skolexpedition i Bangladesh känner igen den morgonen. På Cantonment Public School & College, Saidpur, sköts den numera av programvara. Autoroutine, som vi har byggt, används där dagligen och hanterar ett gemensamt schema för fler än 160 lärare.

Vad är Autoroutine?

Autoroutine bygger skolans schema för hela läsåret, hanterar lärarnas ledigheter och tilldelar en vikarie i samma stund som någon är frånvarande. Administratörerna arbetar i ett webbaserat kontor. Lärarna använder sina mobiler.

Varför är ett skolschema så svårt att lägga?

För att verkliga skolor är komplicerade. CPSCS har klasser från förskolenivå (Nursery) till årskurs 12 (Class XII) med bangla- och engelskspråkiga linjer, så schemat måste klara allt detta:

• Ämneskvoter som skiljer sig mellan terminerna
• Lärare som är behöriga för vissa nivåer och språklinjer men inte för andra
• Lektioner som återkommer varje vecka, varannan vecka eller en gång i månaden, till exempel bibliotek vecka 2 och 4
• Avdelningar som roterar enligt ett fast schema
• Laborationspass i collegeavdelningen (årskurs 11–12)
• Parallella klasser som delar lärare eller lokaler

Att göra detta för hand på stora pappersark eller i Excel tar veckor. Varje ledighetsansökan river upp en del av det.

Hur tilldelar Autoroutine vikarier?

1. Läraren ansöker om ledighet i mobilen.
2. Rätt person, oavsett om det är en samordnare eller en biträdande rektor, godkänner med ett enda tryck.
3. För varje berörd lektion hittar Autoroutine en lärare som är ledig och behörig för den klassen och tilldelar hen lektionen.
4. Båda lärarna får ett sms och en notis i appen, ofta innan det ringer in till första lektionen.

Expeditionen ser hela dagen i en överblick: vem som är frånvarande, vem som vikarierar och vilka lektioner som är klara. Om en dubbelbokning ändå uppstår pekar systemet ut den och löser den i stället för att dölja den.

Vad mer gör systemet?

• Läsårsschema med ett klick, byggt utifrån läsårskalendern och sedan finjusterat med dra och släpp
• Utskriftsklara scheman: en klass per A4-sida med skolans emblem, plus scheman per lärare
• En öppen länk med enbart läsbehörighet så att föräldrar och elever kan kolla schemat
• Behörighet per nivå: samordnare ser sin nivå och biträdande rektorer ser sin, med en granskningslogg över varje ändring
• Sms på bangla med mallar per skola, leveranslogg och kostnadsuppföljning
• En lärarapp för Android (nästa steg): varje lärares egen dag, vecka och månad, status för ledighetsansökningar och lektionsplaneringar

Vilken skillnad gör det?

En lärare som är frånvarande behöver inte längre ordna sin egen ersättare. En vikarie blir inte överraskad vid klassrumsdörren. Expeditionen börjar dagen med vetskapen om att varje lektion är bemannad, i stället för att ägna första timmen åt telefonen. Det är tid som går tillbaka till undervisningen.

Hur lång tid tar det för en skola att komma igång?

De flesta skolor är i gång inom en vecka. Lägg in klasser, avdelningar, ämnen, lektionspass och lärare, eller ge oss ert nuvarande schema så importerar vi det cell för cell och stämmer av det mot det genererade schemat. Autoroutine fungerar också tillsammans med Schoolz VIP, vårt kompletta skoladministrationssystem för avgifter, närvaro och resultat.

Var kan jag se det?

Besök autoroutine.org för att boka en demo med era egna klasser och lärare. Vi är ett mjukvaruföretag med bas i Saidpur som arbetar med skolor i hela Rangpur-divisionen, och ni kan alltid kontakta oss direkt.