Så tog en skola i Rangpur kontroll över avgifter, resultat och närvaro med Schoolz VIP

Varje rektor i Rangpur känner igen frågan vid månadsskiftet: ”Hur mycket är fortfarande obetalt, och av vem?” På de flesta skolor kan ingen svara direkt. Svaret finns någonstans i ett kvittoblock, en Excel-fil och ekonomiassistentens minne.

En skola i Rangpur bestämde sig för att det fick vara nog. Nu sköter den sin administration i Schoolz VIP, det administrationssystem för skolor och college som vi har byggt för hur institutioner i Bangladesh faktiskt arbetar. Här är vad som förändrades.

Vilka problem löser ett skoladministrationssystem?

Innan Schoolz VIP hade skolan samma fem problem som vi hör om på nästan varje rektorsexpedition:

1. Obetalda avgifter glider undan. Med papperskvitton vet ingen en given dag vem som är skyldig hur mycket, eller sedan när. En del elever lämnar skolan med ett TC (flyttintyg) utan att deras skulder någonsin drivs in.
2. Resultaten tar veckor. Poängen skrivs för hand av från skrivningarna till registren och vidare till sammanställningsbladen, och varje avskrift är ett tillfälle för misstag.
3. Utbildningsstyrelsens tidsfrister blir en kapplöpning. Registrering i eSIF (elevregistrering hos utbildningsstyrelsen), ifyllning av examensformulär och utfärdande av provkort innebär sena kvällar, och ett felstavat namn kan följa en elev i åratal.
4. Vårdnadshavare får veta för sent. En förälder upptäcker veckor senare, på ett möte, att barnet har missat lektioner.
5. Revisioner betyder att leta i skåpen. Skolans styrelse, revisorn och BANBEIS (Bangladeshs myndighet för utbildningsstatistik) vill alla ha siffror, och varje förfrågan innebär dagar av letande.

Vad förändrades när skolan gick över till Schoolz VIP?

• Avgifter: varje betalning, oavsett om den görs via bKash, Nagad (två bangladeshiska mobilbetaltjänster) eller kontant i kassan, uppdaterar listan över utestående avgifter direkt. Rektorn kan se vem som är skyldig vad, vilken dag som helst.
• Resultat: lärarna matar in poängen en gång. GPA (betygsmedelvärde), inklusive regeln för det valfria fjärde ämnet, räknas ut på samma sätt varje gång, och inlämnade poäng låses om inte examensansvarig godkänner en ändring.
• Närvaro: vårdnadshavare får ett sms om frånvaro samma morgon, inte vid nästa möte.
• Arbetet mot utbildningsstyrelsen: elevuppgifterna kontrolleras mot styrelsens format innan det är dags för eSIF, och BANBEIS-rapporteringen hämtas ur register som kontoret redan för.
• Alla ser sin egen vy: rektorn ser hela institutionen, en lärare ser dagens lektioner och en vårdnadshavare ser sitt eget barn.

Inget av detta gör skolan ”högteknologisk” för sakens skull. Det betyder att ekonomikontoret slutar jaga papper, att lärarna slutar räkna om GPA och att föräldrarna slutar vara de sista att få veta.

Hur lång tid tar det för en skola att byta?

Ungefär sex veckor. Vi sätter upp systemet på plats på skolan tillsammans med kontorspersonalen. Vi flyttar också över gamla register och Excel-filer kostnadsfritt, så att ingen behöver skriva in en enda elevs namn på nytt. Bangla- och engelskspråkiga linjer, morgon- och dagskift samt skol- och collegeavdelningar (college motsvarar här årskurs 11–12) körs i ett och samma system.

Varför välja ett mjukvaruföretag från norra Bangladesh?

För att skolan ville ha människor som kommer till skolan, inte ett ärendenummer i en supportkö. Vi finns i Saidpur, en kort resa från Rangpur, och vi har byggt samma verktyg för skolor i hela divisionen. Det gäller även Autoroutine, som bygger ett schema för hela läsåret och automatiskt hanterar lärarledighet och vikarier.

Fungerar Schoolz VIP för college och stora skolor?

Ja. Det är utformat för institutioner med både skol- och collegeavdelning, två språklinjer och två skift. Det är den mest komplicerade uppsättningen i Bangladesh, så mindre skolor passar in utan problem.

Hur får jag en demo för min skola i Rangpur?

Vi kommer till er skola och visar systemet med era egna klasser. Se sidan om vårt mjukvaruföretag i Rangpur, bläddra i vår portfolio eller kontakta oss direkt.